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Introduction:
SharePoint 2013 brings a very interesting feature, which
we call
Alerts .
This feature is not new and was maintained from earlier versions such as SharePoint 2010.
These alerts have as main objective to notify users via email or sms of any changes made at a particular site of the site, we can mention for example the libraries where documents of a company's project are stored
or the lists that are usually used as registers of information. In this way, as soon as any item is modified in these locations, a notification will be issued to the people defined in the alert, this message will
inform the date, time and the person who made the change. This conveys security and greater control on the part of those who administer the information and on the part of those who change it,
Objective: To
present the form of creation of alerts.
Microsoft Reference: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj164024.aspx
STARTING .
1 - In this example of the article I used an item registered in a list, but it can also be applied in a document of a library, among other cases.
In the 2013 SharePoint list click on the three dots present at the end of the item to access the
Alert me option
, this option is the quick way to access this feature, but you can also find the alerts part in the
Lists - Share tab
and Accompany - Alert Me .
Example: 2 - When you first access the Alerts feature you can find a form where the alert settings will be performed. Example: The Alert Title option indicates the name of the item that was selected in the previous step, which you want to receive notification in case of modification. Send alerts to is the place where you must inform the user (s) who will receive the notification by email or sms in case of changing the item. The Delivery Method corresponds to the way the notification will be sent, the two available SharePoint 2013 versions are not by email and also by sms.
O fluxo parece complexo nesta etapa mas é bem mais simples do que se imagina. Temos ainda o item
Enviar Alertas para essas Alterações que é onde é possível se definir um filtro para as notificações que serão enviadas, geralmente na prática o item mais utilizado é
Qualquer alteração for feita porque assim é enviado de forma imediata qualquer modificação realizada no item onde está sendo criado o alerta, mas ainda temos disponível a opção
Outra Pessoa alterar um item que realiza o envio de uma notificação imediata quando outra pessoa modificar o item. Quando Outra pessoa alterar um item criado por mim está restrito a apenas os itens desenvolvidos e que foram cadastrados com
o seu login, você receberá um notificação por email com data/hora e o nome da pessoa que realizou a alteração. E por último a opção
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Example:
Remember you can only use one option at a time.
When finished, click OK .
3 - If you choose to no longer use the alerts service you can at any time remove the alert created by using the Manage Alerts feature .
Example: Select the alert that you want to remove and click Delete Selected Alerts , this option can also be used to create alerts. Example:
O fluxo parece complexo nesta etapa mas é bem mais simples do que se imagina. Temos ainda o item
Enviar Alertas para essas Alterações que é onde é possível se definir um filtro para as notificações que serão enviadas, geralmente na prática o item mais utilizado é
Qualquer alteração for feita porque assim é enviado de forOutra pessoa alterar um item com a última modificação feita por mim que envia uma notificação também por email com data e hora indicando que a pessoa alterou o item, desta forma você terá controle das últimas alterações em itens que você tenha
modificado. Vale ressalta que temos também um recurso chamado de controle de versão que também permitir reter e controlar as versões do documento, mas tratarei este assunto mais pra frente.
The next item corresponds to the periodicity that will be sent, this item is worth a little more attention because depending on the structure of your company you can send overload servers
and improve the alert collaboration profile using SharePoint 2013.
Example:
The When Send Alerts option
allows you to basically set the frequency of sending alerts and notifications, this pulps resources and lets you make the most of the 2013 SharePoint alerts service. In this group you can find the following items:
Enviar notificação imediatamente: este recurso envia uma notificação assim que qualquer item for modificado. Pensando na estrutura da sua empresa e se você quiser trabalhar com essa opção lembre-se que ele vai
requerer um processamento maior do seu servidor de email no entanto é a opção mais utilizada pelas empresas.
Enviar um resumo diário: esta opção armazena todos os registros de alterações feitas (data, hora e o nome da pessoa) e envia a você um resumo do dia com todas as modificações realizadas.
Send a weekly summary : this option stores all the change records made (date, time and person name) and sends you a summary on
the date and time that was set in the When box
, so you will have your weekly report changes that have been made.
Remember you can only use one option at a time.
When finished, click OK .
3 - If you choose to no longer use the alerts service you can at any time remove the alert created by using the Manage Alerts feature .
Example: Select the alert that you want to remove and click Delete Selected Alerts , this option can also be used to create alerts. Example:
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